Uma empresa pode informar determinado faturamento em uma declaração e apresentar valores diferentes em suas notas fiscais, movimentações contábeis ou obrigações trabalhistas. Quando essas informações não coincidem, a Receita Federal pode identificar inconsistências e selecionar o contribuinte para uma análise mais detalhada.
Com a digitalização das obrigações fiscais, o Fisco passou a receber um volume cada vez maior de informações sobre as operações empresariais.
Isso significa que preencher uma declaração corretamente não depende apenas de conferir os valores de um formulário. A empresa precisa garantir que os dados enviados em diferentes sistemas contem a mesma história.
Quais informações a Receita Federal consegue comparar?
O Fisco recebe dados de diferentes obrigações acessórias e documentos eletrônicos. Entre os principais estão:
1. Notas fiscais eletrônicas
As notas fiscais de produtos e serviços permitem identificar operações comerciais, valores de vendas, serviços prestados, destinatários e tributos informados.
O Fisco pode comparar esses registros com o faturamento declarado pela empresa.
2. eSocial
O sistema reúne informações sobre trabalhadores, remunerações, admissões, desligamentos, afastamentos e encargos relacionados à folha de pagamento.
Divergências entre os valores informados ao eSocial e as declarações tributárias podem chamar a atenção da fiscalização.
3. EFD-Reinf
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais reúne dados sobre retenções tributárias, pagamentos e outras informações fiscais.
Esses registros ajudam a Receita a verificar se as empresas informaram corretamente os valores sujeitos à retenção.
4. DCTFWeb
A DCTFWeb consolida informações recebidas do eSocial, da EFD-Reinf e do Módulo de Inclusão de Tributos (MIT).
A declaração apresenta os débitos e créditos tributários e permite a emissão dos documentos de arrecadação. Por isso, divergências entre as escriturações e os valores declarados podem gerar pendências.
5. PGDAS-D e informações do Simples Nacional
As empresas optantes pelo Simples Nacional precisam informar mensalmente suas receitas no PGDAS-D.
O Fisco pode comparar esses valores com os documentos fiscais emitidos e outras informações disponíveis nos sistemas tributários.
Quando a empresa apresenta faturamento diferente daquele identificado nas operações, pode precisar explicar a divergência.
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Quais erros podem chamar a atenção do Fisco?
Algumas inconsistências merecem atenção especial dos empresários e contadores:
• Informar faturamento menor do que o registrado nas notas fiscais;
• Deixar de declarar receitas de serviços prestados;
• Apresentar divergências entre folha de pagamento e eSocial;
• Informar retenções diferentes dos valores registrados na EFD-Reinf;
• Declarar débitos incompatíveis com as escriturações;
• Deixar de transmitir obrigações acessórias;
• Informar dados incorretos sobre fornecedores e clientes.
Essas situações não significam, automaticamente, que a empresa cometeu uma infração. Podem existir erros de preenchimento, cancelamentos, retificações ou diferenças de competência.
Entretanto, o contribuinte precisa manter documentos que expliquem os valores e permitam comprovar a regularidade das operações.
O que acontece quando a Receita identifica divergências?
Dependendo da situação, a empresa pode receber avisos, intimações ou notificações para prestar esclarecimentos e apresentar documentos.
Se o Fisco identificar tributos não recolhidos ou informações incorretas, poderá cobrar diferenças, juros e multas, observados os procedimentos legais.
Em situações mais complexas, a Receita pode aprofundar a fiscalização e solicitar documentos contábeis, fiscais e financeiros.
Como evitar problemas com a fiscalização?
O melhor caminho é manter uma rotina de conferência entre os sistemas.
O contador e o departamento fiscal devem comparar notas fiscais, receitas declaradas, retenções, folha de pagamento e informações transmitidas nas obrigações acessórias.
Também é importante guardar documentos que comprovem as operações, acompanhar notificações nos canais oficiais e corrigir eventuais erros assim que forem identificados.
A fiscalização eletrônica exige mais atenção à consistência das informações. Uma empresa pode cumprir vários prazos e ainda enfrentar problemas se os dados enviados não estiverem alinhados.
Por isso, o empresário precisa fornecer informações completas ao contador, enquanto o escritório contábil deve manter procedimentos de conferência entre as declarações.